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Variantenmanagement

Felix Jöchner, 6 November 2020

Unterstützung des Auftragsgewinnungsprozesses von variantenreichen komplexen Produkten durch IT-Softwarelösungen

Aus dem wachsenden globalen Wettbewerb ergeben sich vielerlei Herausforderungen für Unternehmen. Es entsteht ein zunehmender Preisdruck und eine starke Ausrichtung auf die Endkundenwünsche. Dabei steht für den Kunden der Bedarf an immer neuen Produkten mit flexiblen Individualisierungsmöglichkeiten im Mittelpunkt. Um weiterhin am Markt bestehen zu können, müssen Unternehmen ihr Produktportfolio an die heterogenen Kundenwünsche anpassen.

Vor allem mittelständige Unternehmen haben Probleme, die zunehmende vom Kunden verlangte Produktvariantenvielfalt zu händeln. Im Vertrieb entstehen hierdurch langwierige undurchschaubare Prozesse. Sowohl die Produktkonfiguration, wie auch die Preiskalkulation und die Angebotserstellung werden zum Albtraum.

Produzierende KMUs sollten hier die Chancen der Digitalisierung nutzen, um einen entscheidenden Vorteil am Markt zu erzielen. Moderne IT-Lösungen bieten hier die Möglichkeit, sich mit wenig Aufwand im Kreis größerer Wettbewerber zu bewegen.

In dem folgenden Artikel soll erläutert werden, wie der Vertrieb in produzierenden Unternehmen durch IT-Systeme unterstützt werden kann. Dazu werden zunächst typische Herausforderungen im Vertrieb dargestellt. Anschließend wird aufgezeigt, wie diese Herausforderungen durch die Unterstützung von IT-Systemen gemeistert werden können.

Herausforderungen, die im Vertrieb von komplexen Produkten mit großer Variantenzahl entstehen

  • Übersicht: Entweder versprechen Vertriebler den Kunden Produkte, die es so in der Form noch gar nicht gibt, oder sie haben für den Kunden die passenden Lösungen noch nicht auf dem Schirm, weil sie selbst die Übersicht über die Variantenvielfalt verloren haben. Bei Anfragen von Kunden muss häufig erst intern Rücksprache gehalten werden, was möglich ist und was nicht.
  • Preiskalkulation: Welche Variante kostet wieviel? Bei zu großer Variantenvielfalt ist die Preiskalkulation oft nicht mehr in einer Excel-Tabelle abzubilden. Versuche hier, händisch einen Preis zu ermitteln, werden oft zu zeitaufwendigen Unterfangen. Fehlerhafte Preiskalkulationen sind aufgrund der Unübersichtlichkeit vorprogrammiert. Oft entstehen auch bei der Projektübergabe in die Konstruktionsabteilung nochmals weitere Kosten, die erst durch die Konstruktion aufgedeckt werden und in der Projektierung mit dem Kunden nicht berücksichtigt wurden. Dadurch entsteht wieder zusätzlicher Abstimmungsbedarf mit dem Kunden, im schlimmsten Fall sogar Frust.
  • Angebotserstellung: Oft ist es sehr schwierig, alle relevanten Informationen für ein Angebot zusammenzutragen und dieses Angebot auf der unübersichtlichen Informationsgrundlage zu erstellen. Zum Beispiel erfolgt bei einem Unternehmen mit komplexen Maschinenbauprodukten normalerweise eine Layouterstellung für ein erstes Angebot aus der eigenen Konstruktionsabteilung. Bis ein Angebot erstellt ist, müssen für gewöhnlich mehrere Runden Flüsterpost zwischen Kunden, Vertrieb, Projektierung und Konstruktion gedreht werden.

Kurz zusammengefasst kann man sagen, dass der Verkauf von komplexen Produkten mit großer Variantenzahl den Vertrieb immer vor große Herausforderungen stellt. In vielen Unternehmen findet hier ein endloser Kreislauf statt, indem sich das Angebot in mehreren Runden und unter viel Abstimmungsaufwand formt (in der folgenden Grafik verdeutlicht). Es vergehen Wochen oder sogar Monate zwischen der konkreten Angebotserstellung und der Kaufentscheidung durch den Kunden. Zeitverzögerungen und Prozesskosten entstehen, die sich beide Seiten gerne sparen würden. Wenn der Saleszyklus zu lange dauert, kann es ebenfalls passieren, dass sichere Kunden aufgrund der zu langen Wartezeiten abspringen.

Abbildung 1: Ewiger Kreislauf des Auftragsgewinnungprozesses

Wie können Unternehmen hier durch IT-Systeme unterstützt werden?

Das Stichwort lautet hier CPQ-Software.

Der Begriff CPQ steht für Configure, Price & Quote und beschreibt eine Software, die genau das tut.

Configure: Konfigurieren von Produkten.
Price: Die Preiskalkulation des konfigurierten Produkts.
Quote: Die Angebotserstellung zu dem konfigurierten Produkt.

Das Kernelement der Software ist die Konfiguration des Produktes. Auf Basis dieser werden Preiskalkulation und Angebot erstellt. Das heißt: Die Software dient dazu, komplexe Produkte sehr einfach und selbsterklärend zu konfigurieren und zu layouten. Auf Grundlage der Konfiguration durch beispielsweise den Kunden wird automatisch eine Preiskalkulation und ein Angebot erstellt.

Bei CPQ-Lösungen gibt es sehr starke Unterschiede. Im Zuge der Digitalisierung entwickeln Unternehmen Lösungen, die weit über das klassische CPQ-Prinzip hinausgehen. Hier werden die CPQ-Lösungen tief in die IT-Systeme der Unternehmen verankert – zum Beispiel die Einbindung in ERP, CAD, PDM, CRM und weitere Systeme. So können Stücklisten oder sonstige relevanten Informationen aus dem konfigurierten Produkt direkt in gewünschte Unternehmensbereiche weitergegeben werden, wie z.B. in den Einkauf oder in die Produktion.

Wir, 91interactive, Softwareentwickler aus Stuttgart, haben hier aus verschiedenen Projekten ein Framework für eine webbasierte und 3D-visualisierbare CPQ-Software erstellt. Dieses Framework bietet eine Rundumlösung, die alle vertrieblichen Prozesse von der Konfiguration des Produktes bis hin zur Angebotserstellung an den Kunden automatisiert und in einer benutzerfreundlichen Oberfläche darstellt. Das Framework ist auf alle vorstellbaren Formen von Produkten anwendbar.

Ein wie in oben dargestellter Abbildung laufender Vertriebsprozess könnte mit der Benutzung einer CPQ-Software wie folgt aussehen.

Abbildung 2: Auftragsgewinnungsprozess mit CPQ-Software

Eine CPQ-Software kann nicht nur ein starkes Vertriebstool sein, sondern auch als Einstieg in den E-Commerce genutzt werden. So kann man die CPQ-Software so entwickeln, dass der Kunde sein Produkt auf der Internetseite konfiguriert und direkt per Knopfdruck bestellen kann. Durch Einbindung des ERP-Systems werden die Bestellinformationen direkt in das Warenwirtschaftssystem übermittelt und die Bestellung wird dort automatisch angelegt.

Der Verkaufsprozess von komplexen Produkten funktioniert hier praktisch ganz ohne Personal – Vertriebsmitarbeiter sparen sich so sehr viel Zeit und können sich auf andere wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren.

Der Prozess für eine CPQ-Software als E-Commerce-Tool könnte wie folgt aussehen.

 

Abbildung 3: CPQ-Software im E-Commerce – Guided Selling, selbst bei komplexesten Produkten

Ob man die CPQ-Software nun intern für den eigenen Vertrieb einsetzt oder die vollautomatische E-Commerce-Variante wählt, hängt sehr stark von der eigenen strategischen Ausrichtung ab. Kurz zusammengefasst liegen die Vorteile in den folgenden Punkten.

CPQ-Software Vorteile

Abbildung 4:Kurzübersicht Vorteile CPQ-Software

Falls Sie mehr zum Thema CPQ-Software erfahren möchten, können Sie gerne mithilfe des folgenden Links einen Termin in meinem Terminkalender für ein 15-minütiges Kennenlern-Meeting buchen. Hier können wir zusammen erarbeiten, ob und in welchem Umfang eine CPQ-Software für Ihr Unternehmen Sinn ergibt.

Quellen:

Gleich, Ronald (2013) Komplexitätscontrolling: Komplexität verstehen, reduzieren und
beherrschen

Lars Binckebanck & Rainer Elste (2016) Digitalisierung im Vertrieb: Strategien zum
Einsatz neuer Technologien in Vertriebsorganisationen

Felix Jöchner